Cách chọn phần mềm nhà hàng phù hợp cho nhà hàng nhỏ hoặc trung bình của bạn

Phần mềm nhà hàng có thể làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Nó cũng có thể tạo ra một hỗn loạn.

Hệ thống POS, ứng dụng đặt hàng trực tuyến, công cụ lập lịch và nền tảng hàng tồn kho đều có thể tự làm việc tốt. Nhưng nếu họ không chia sẻ dữ liệu - hoặc nếu đơn hàng không đến đúng máy in - nhân viên của bạn trở thành sự tích hợp.

Tin tốt là bạn không cần so sánh mọi nền tảng nhà hàng ở Hoa Kỳ Bắt đầu với năm quyết định quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của bạn. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua chúng, cho bạn thấy những sai lầm cần tránh và giúp bạn kiểm tra dòng công việc đặt hàng để in đầy đủ trước khi bạn ký hợp đồng.

Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng là nhóm các công cụ kỹ thuật số được sử dụng để nhận đơn đặt hàng, chấp nhận thanh toán, quản lý thực đơn, lập lịch nhân viên, theo dõi hàng tồn kho, giao tiếp với khách và xem xét hiệu suất kinh doanh. Hầu hết các nền tảng đều dựa trên đám mây và được bán thông qua đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

Điều đó nghe có vẻ như rất nhiều bởi vì nó là. Nhưng hầu hết các nhà hàng nhỏ không cần tất cả các loại.

Mỗi nhà hàng đều cần một công nghệ đầy đủ?

Không.

Một quán cà phê hàng xóm có thể cần POS, xử lý thanh toán, báo cáo cơ bản và một máy in biên nhận. Một cửa hàng pizza giao hàng nặng có thể quan tâm nhiều hơn về đồng bộ hóa thực đơn, tổng hợp đơn đặt hàng và in vé tự động. Một nhà hàng dịch vụ đầy đủ có thể cần quản lý bàn và định tuyến riêng biệt cho nhà bếp, quán bar và trạm tráng miệng.

Loại nhà hàng của bạn nên quyết định điều gì đến trước:

Nếu giao hàng là một phần quan trọng của doanh nghiệp của bạn, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra cách nền tảng nhận và in các đơn đặt hàng trên thị trường. Hướng dẫn của HPRT về máy in biên nhận Uber Eats giải thích các câu hỏi cơ bản về kết nối và in.

5 quyết định quan trọng nhất

1. Sửa chữa vấn đề lớn nhất của bạn trước tiên

Đừng bắt đầu với một danh sách các thương hiệu phần mềm. Bắt đầu với phần của sự thay đổi gây rắc rối nhất.

Những gì nghỉ ngơi trong 30 phút bận rộn nhất của bạn?

Nếu bạn không thể mô tả vấn đề trong một câu, bạn không sẵn sàng để mua phần mềm. Một demo sản phẩm có thể làm cho mọi tính năng trông hữu ích. Một vấn đề rõ ràng giúp bạn thấy những tính năng nào thực sự quan trọng.

2. Mua ngăn chồng tối thiểu bạn cần

Hầu hết các nhà hàng nhỏ cần một cốt lõi đơn giản: POS và thanh toán, quản lý đơn đặt hàng, báo cáo cơ bản và một cách đáng tin cậy để in hóa đơn hoặc vé nhà bếp.

Thêm một công cụ khác chỉ khi nó giải quyết một vấn đề thực sự. Ví dụ:

· Thêm đặt hàng trực tuyến khi khách hàng cần một kênh mang theo hoặc giao hàng trực tiếp.

· Thêm tập hợp giao hàng khi nhân viên đang sao chép đơn đặt hàng từ một số máy tính bảng.

Thêm phần mềm tồn kho khi quyết định chi phí thực phẩm dựa trên đoán.

· Thêm phần mềm lập lịch khi lập kế hoạch thay đổi và làm thêm giờ khó kiểm soát.

Thêm phần mềm trung thành khi các chuyến thăm lặp đi lặp lại là ưu tiên tăng trưởng rõ ràng.

Nếu hệ thống hàng tồn kho hoặc nhà bếp của bạn cũng sản xuất nhãn ngày, luân phiên hoặc thành phần, hãy bao gồm dòng công việc đó trong thử nghiệm. Hướng dẫn dán nhãn chuẩn bị thực phẩm của HPRT cho thấy các loại thông tin mà các nhóm nhà hàng thường cần trên các nhãn đó.

Bản đồ dưới đây các nhóm đại diện cho các nền tảng phần mềm nhà hàng Hoa Kỳ theo chức năng. Sử dụng nó để hiểu thị trường - không phải là danh sách mua sắm.

Cảnh quan phần mềm nhà hàng Hoa Kỳ. Chỉ có các nền tảng đại diện; Việc bao gồm không tạo thành sự chấp thuận hoặc xác nhận khả năng tương thích HPRT.

3. Quyết định giữa một nền tảng và các công cụ riêng biệt

Một nền tảng tất cả trong một thường dễ dàng hơn để thiết lập. Các công cụ riêng biệt có thể cung cấp cho bạn các tính năng sâu hơn. Không có lựa chọn nào tự động tốt hơn.

Chọn một nền tảng tất cả trong một khi bạn muốn ít nhà cung cấp hơn, một liên hệ hỗ trợ và một dòng công việc tiêu chuẩn. Xem khóa thanh toán, phần cứng cần thiết và các mô-đun bổ sung làm tăng giá.

Chọn các công cụ riêng biệt khi bạn đã có một POS đáng tin cậy hoặc cần một chức năng đặt phòng, hàng tồn kho, lập lịch hoặc tiếp thị nâng cao. Theo dõi dữ liệu trùng lặp, đăng ký bổ sung và trách nhiệm hỗ trợ không rõ ràng.

4. Thêm chi phí thực sự

Giá hàng tháng bắt đầu không phải là con số quan trọng. Con số thực sự là chi phí của hệ thống trong một tháng bình thường trong nhà hàng của bạn.

Bao gồm:

· Phí đăng ký cơ sở và phí theo vị trí

· Phí mỗi thiết bị đầu cuối hoặc mỗi người dùng

· Phí xử lý thanh toán

· Phí đặt hàng trực tuyến hoặc mỗi đơn đặt hàng

· Giao hàng, kế toán, lòng trung thành và các tích hợp khác

· Mua hoặc thuê phần cứng

· Cài đặt, thiết lập menu, đào tạo và di chuyển dữ liệu

· Chi phí hỗ trợ và hủy bỏ cao cấp

Sau đó hỏi điều gì xảy ra với giá khi bạn thêm một đăng ký khác, một kênh đặt hàng khác hoặc một vị trí thứ hai. Một hệ thống có vẻ phải chăng ngày nay có thể trở nên đắt khi nhà hàng phát triển.

5. Đảm bảo rằng mỗi đơn đặt hàng đạt đúng nơi

Đây là nơi lựa chọn phần mềm trở thành một quyết định phần cứng.

Một demo trơn tru trên máy tính xách tay không chứng minh rằng một đơn đặt hàng bữa tối sẽ đến máy in nướng, đồ uống sẽ đến quán bar và biên nhận khách hàng sẽ in tại quầy trước. Kiểm tra từng trạm riêng biệt.

Tại quầy trước

Tìm kiếm tải giấy nhanh, kết nối ổn định, biên nhận 80 mm có thể đọc được và tốc độ đủ cho thanh toán đỉnh cao. HPRT TP80N-H là một ví dụ về máy in nhận nhiệt trực tiếp nhỏ gọn với kết nối USB và Ethernet. Nó vẫn cần được kiểm tra với ứng dụng POS chính xác, hệ điều hành và trình điều khiển bạn dự định sử dụng.

Cần một danh sách kiểm tra phần cứng rộng hơn? Xem hướng dẫn mua máy in biên nhận của HPRT cho các doanh nghiệp bán lẻ và nhà hàng.

Với máy tính bảng hoặc POS di động

Kiểm tra xem POS có yêu cầu Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet hoặc máy in được nhà cung cấp phê duyệt không. HPRT TP808 cung cấp giao diện USB, serial và Ethernet tiêu chuẩn với Bluetooth và Wi-Fi tùy chọn, cộng với trình điều khiển và SDK cho một số môi trường hoạt động. Những tùy chọn này hữu ích cho đánh giá, nhưng chúng không thay thế kiểm tra khả năng tương thích cụ thể của nền tảng.

Trong nhà bếp

Vé nhà bếp cần phải khó bỏ lỡ và dễ dàng đi đường. Nếu món ăn đầu tiên, đồ uống và món tráng miệng đến các trạm khác nhau, hãy xác nhận rằng POS hỗ trợ in đơn đặt hàng nhà bếp tách trước khi bạn mua máy in bổ sung.

Một mô hình chuyên dụng như máy in nhà bếp HPRT KP806C bổ sung các tính năng được thiết kế cho môi trường ồn ào, đòi hỏi, bao gồm cảnh báo đặt hàng, phát hiện lấy giấy, in lại lỗi và lắp đặt tường. Câu hỏi chính vẫn giống nhau: phần mềm bạn chọn có hỗ trợ thiết lập mô hình và định tuyến chính xác không?

Đối với đơn đặt hàng trực tuyến và giao hàng

Hỏi xem đơn hàng có in tự động hay nhân viên có phải chấp nhận và nhập lại chúng không. Nếu nền tảng hỗ trợ in đám mây, hãy tìm hiểu cách công việc in di chuyển từ hệ thống đặt hàng đến nhà hàng và điều gì xảy ra khi kết nối internet thất bại. Tổng quan của HPRT về các ứng dụng máy in POS đám mây trong dịch vụ thực phẩm giải thích nơi loại luồng công việc này có thể giúp đỡ.

Những sai lầm phần mềm nhà hàng tồi tệ nhất cần tránh

1. Mua các tính năng bạn không có thời gian để sử dụng

Một danh sách tính năng dài có thể cảm thấy như giá trị tốt hơn. Nhưng các mô-đun chưa sử dụng vẫn thêm chi phí, đào tạo và cài đặt menu.

2. Tin rằng “tích hợp với” có nghĩa là “bao gồm”

Một tích hợp có thể yêu cầu đăng ký khác, phí thực hiện hoặc tài khoản của bên thứ ba. Nó cũng có thể chỉ di chuyển một phần dữ liệu bạn mong đợi.

3. Lựa chọn phần mềm trước khi kiểm tra hỗ trợ máy in

Nhà hàng thường chọn POS trước và giả định máy in hiện có của họ sẽ hoạt động. Giả định đó có thể dẫn đến phần cứng thay thế hoặc xử lý đơn đặt hàng bằng tay.

4. Bỏ qua những gì xảy ra khi mạng thất bại

Hệ thống đám mây thuận tiện cho đến khi kết nối rơi trong bữa trưa.

5. Chỉ để chủ sở hữu thử nghiệm hệ thống

Chủ sở hữu xem báo cáo. Người thanh toán thấy bố trí nút. Nhà bếp nhìn thấy vé rõ ràng. Họ không thử cùng một sản phẩm.

Cách kiểm tra phần mềm nhà hàng trước khi mua

Đừng chỉ kiểm tra trong một bài thuyết trình bán hàng. Kiểm tra quy trình làm việc mà nhóm của bạn sẽ sử dụng vào tối thứ Sáu.

Tạo:

· Một thứ tự ăn uống với chất sửa đổi và ghi chú dị ứng

· Một đơn đặt hàng và một đơn đặt hàng trực tuyến đến cùng một lúc

· Một thanh toán chia, giảm giá, vô hiệu và hoàn lại

· Các mặt hàng được định tuyến đến nhà bếp hoặc trạm quán bar riêng biệt

· Một biên nhận và vé nhà bếp in lại

· Một lỗi giấy hoặc bìa mở

· Một sự gián đoạn mạng và phục hồi

· Tài khoản nhân viên mới với quyền hạn chế

· Báo cáo cuối ngày và xuất dữ liệu

Hãy xem mỗi nhiệm vụ thực hiện bao nhiêu bước. Lắng nghe những câu hỏi mà nhân viên của bạn đặt ra. Kiểm tra xem vé có dễ đọc từ một trạm chuẩn bị bận rộn hay không. Quan trọng nhất là tìm ra ai chịu trách nhiệm khi phần mềm và máy in ngừng giao tiếp.

Bắt đầu với danh sách kiểm tra phần mềm nhà hàng này

Hệ thống giải quyết một vấn đề được xác định rõ ràng.

· Nó phù hợp với mô hình dịch vụ và kênh đặt hàng của bạn.

· Nhân viên của bạn có thể học được quy trình làm việc cơ bản.

· Các tích hợp cần thiết có sẵn và có giá.

· Điều khoản xử lý thanh toán là rõ ràng.

· Dữ liệu của bạn có thể được xuất khẩu.

Hành vi offline đã được kiểm tra.

· Chi phí hàng tháng đầy đủ được ghi lại.

· Điều khoản hợp đồng và hủy bỏ được hiểu.

· Hỗ trợ máy in nhận và nhà bếp được xác nhận.

· Quy trình làm việc đặt hàng để in hoàn chỉnh đã được kiểm tra.

· Hỗ trợ có sẵn trong giờ hoạt động của bạn.

Chọn phần mềm giúp chuyển đổi dễ dàng hơn

Phần mềm nhà hàng tốt nhất không phải là hệ thống có hầu hết các mô-đun. Đó là hệ thống mà nhóm của bạn có thể sử dụng một cách đáng tin cậy, nhà hàng của bạn có thể đủ khả năng, và dòng chảy đơn hàng của bạn có thể hỗ trợ.

Bắt đầu với vấn đề gây tổn thương nhất cho sự thay đổi. Mua ngăn tối thiểu cần thiết để sửa chữa nó. Thêm chi phí thực sự. Sau đó kiểm tra phần mềm, POS, mạng và máy in như một dòng công việc.

Nếu hệ thống tạo ra nhiều bước thủ công hơn là loại bỏ, nó có thể không phải là hệ thống đúng đắn.

Để so sánh phần cứng từng trạm, xem hướng dẫn máy in POS nhà hàng của HPRT.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm nhà hàng

Phần mềm nhà hàng tốt nhất cho một nhà hàng nhỏ là gì?

Không có nền tảng tốt nhất cho mỗi nhà hàng. Một quán cà phê có thể ưu tiên thanh toán nhanh và in hóa đơn đơn giản. Một nhà hàng giao hàng có thể cần đồng bộ hóa thực đơn, tổng hợp đơn đặt hàng và vé nhà bếp tự động. Chọn dòng công việc trước, sau đó so sánh các nền tảng.

Một nhà hàng nhỏ có nên chọn hệ thống tất cả trong một không?

Nó có thể dễ dàng hơn để triển khai và hỗ trợ, đặc biệt là không có nhân viên CNTT. Kiểm tra các điều khoản thanh toán, yêu cầu phần cứng, xuất dữ liệu và chi phí của các mô-đun bổ sung trước khi bạn cam kết với một nhà cung cấp.

Bất kỳ máy in biên nhận nhiệt nào có thể hoạt động với phần mềm nhà hàng không?

Không. Tương thích có thể phụ thuộc vào mô hình chính xác, hệ điều hành, giao diện, trình điều khiển, ngôn ngữ lệnh, phần mềm và danh sách thiết bị được chấp thuận của nhà cung cấp phần mềm.

Tôi nên kiểm tra gì trong một bản demo phần mềm nhà hàng?

Kiểm tra một đơn đặt hàng hoàn chỉnh với bộ sửa đổi, thanh toán, định tuyến nhà bếp, in, hoàn tiền, gián đoạn mạng và báo cáo cuối ngày. Bao gồm nhân viên trước nhà, nhân viên nhà bếp và quản lý.