Cách in biên lai: Hướng dẫn thực tế từng bước

Biên lai là bằng chứng hữu hình về hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, từ hóa đơn in tại nhà hàng đến danh sách mua sắm tại siêu thị. Chúng là hồ sơ quan trọng đối với khách hàng và doanh nghiệp, góp phần theo dõi tài chính chính xác và dịch vụ khách hàng. Bằng cách hiểu cách in biên lai, bạn sẽ có được cái nhìn sâu sắc về việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Tiếp tục đọc và bạn sẽ tìm thấy các loại máy in hóa đơn và các bước để in hóa đơn giúp bạn xử lý hiệu quả chức năng quan trọng này.

Tại sao doanh nghiệp cần in biên lai?

Tất cả các giao dịch bán hàng và giao dịch yêu cầu in biên lai, vé và hóa đơn, tại sao?  

Biên lai là bằng chứng trực tiếp của một giao dịch nắm bắt các chi tiết quan trọng như thời gian, số lượng và giá cả, đảm bảo rằng tất cả các bên đều có bằng chứng rõ ràng. Ngoài ra, nó có thể giúp

1. Quản lý tài chính: Một thành phần của quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp theo dõi doanh thu và chi phí, thúc đẩy kế toán, phân tích tài chính và lập ngân sách.

2. Khai thuế: Đối với mục đích thuế, biên lai là hồ sơ tài chính quan trọng được sử dụng để xác minh thu nhập và chi phí để thực hiện các tính toán thuế chính xác trong tài chính doanh nghiệp và cá nhân.

3. Chăm sóc khách hàng: Mua chi tiết thu tiền, tăng cường lòng tin của người tiêu dùng. Chúng cũng có thể được sử dụng làm tài liệu cơ bản cho yêu cầu bồi thường trả lại, trao đổi hoặc bảo hành.

Biên lai có thể là kỹ thuật số hoặc vật lý, và trong môi trường kinh doanh ngày nay, mỗi loại đều có mục đích riêng.

Nhiều doanh nghiệp hiện đang áp dụng biên lai kỹ thuật số, thân thiện với môi trường và tiết kiệm năng lượng. Người tiêu dùng có thể dễ dàng truy cập lịch sử giao dịch trên các thiết bị điện tử thông qua biên lai kỹ thuật số như biên lai Amazon.

Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng biên lai kỹ thuật số để thu thập địa chỉ email hoặc số điện thoại của khách hàng, hỗ trợ tiếp thị và quản lý quan hệ khách hàng.

Loại máy in nào được sử dụng để in biên lai?

1. Máy in hóa đơn nhiệt với máy in tác động

Có nhiều loại máy in hóa đơn với các tùy chọn kết nối USB, WiFi và Bluetooth. Chúng cũng khác nhau về công nghệ in, được chia thành máy in nhiệt, máy in ma trận điểm và máy in phun, mỗi loại có phương pháp và chức năng hoạt động độc đáo.

Để biết thêm thông tin về sự khác biệt, vui lòng nhấp vào đây Máy in hóa đơn nhiệt&Máy in tác động.

Thông thường, biên lai và hóa đơn được in rộng từ 2 inch đến 4 inch. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp chọn máy in nhiệt để thanh toán vì tốc độ in nhanh, đầu ra chất lượng cao, hiệu quả về chi phí và nhu cầu bảo trì thấp.

2. Tương thích với hệ thống POS của bạn

Khả năng tương thích với các hệ thống POS hiện có là rất quan trọng khi chọn máy in hóa đơn và biên lai, đặc biệt là khi nói đến khả năng tương thích giao diện. Các doanh nghiệp bán lẻ và ăn uống thường sử dụng hệ thống POS màn hình cảm ứng tích hợp hoặc hệ thống POS iPad không dây.

Để biết thêm chi tiết, hãy truy cập vào đây để chọn máy in hóa đơn cho hệ thống POS của bạn.

3. In biên lai mọi lúc mọi nơi

Ngoài ra, các doanh nghiệp bán lẻ và ăn uống như cửa hàng flash, xe tải thực phẩm và quầy hàng di động đòi hỏi các giải pháp in vé và biên lai linh hoạt hơn.

Máy in hóa đơn di động đã trở thành một giải pháp và chúng cung cấp kết nối Bluetooth hoặc WiFi. Do đó, các doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng in biên lai bằng điện thoại di động tại chỗ mà không bị giới hạn bởi dây và cáp.

Các máy tính tiền này thường nhỏ gọn và di động và được thiết kế để sử dụng mở rộng. Một ví dụ điển hình là máy in hóa đơn di động HPRT HM-E300 3 inch.

Nó đi kèm với pin lớn 2300 mAh và có chế độ ngủ để tiết kiệm năng lượng. Máy in hóa đơn di động E300 cũng hỗ trợ nhiều phương thức sạc khác nhau, bao gồm sạc xe hơi và sạc kho báu, đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn ngay cả khi đang di chuyển.

Hướng dẫn từng bước để in biên lai

Việc in biên lai đòi hỏi một vài bước và việc tạo ra một biên lai trông chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Hãy giải thích quá trình in bằng cách sử dụng một máy in hóa đơn nhiệt USB phổ biến làm ví dụ:

1. Cài đặt ban đầu của máy in

Kết nối máy in hóa đơn nhiệt với nguồn điện, sau đó kết nối nó với hệ thống POS bằng cáp USB.

2. Nạp vào giấy biên nhận

Mở máy in và đặt cuộn giấy nhiệt bên trong để đảm bảo nó được căn chỉnh chính xác.

3. Cài đặt trình điều khiển máy in hóa đơn

Cài đặt trình điều khiển cần thiết cho máy in POS của bạn. Chúng thường có thể được tìm thấy trên trang web của nhà sản xuất hoặc có sẵn trên đĩa CD của máy in. Vui lòng làm theo hướng dẫn cài đặt được cung cấp bởi nhà sản xuất.

4. Cấu hình cài đặt máy in

Truy cập cài đặt máy in trên hệ thống POS của bạn và đặt máy in làm mặc định để in hóa đơn. Các cài đặt như mật độ in và kích thước giấy có thể được điều chỉnh nếu cần thiết.

5. Cài đặt nội dung nhận hàng

Cấu hình bố cục biên lai và nội dung thông qua phần mềm POS. Điều này bao gồm thiết lập tên doanh nghiệp, địa chỉ, chi tiết liên lạc và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.

Tùy chỉnh định dạng biên lai, chẳng hạn như thêm logo, đặt kích thước phông chữ và quyết định chi tiết giao dịch nào bạn muốn bao gồm (ví dụ: phân tích doanh số, thuế, tổng số tiền).

6. Thực hiện in thử nghiệm

Thực hiện in thử nghiệm từ phần mềm POS để đảm bảo máy in POS nhiệt hoạt động chính xác và bố cục biên lai được hiển thị như mong đợi.

Kiểm tra sự liên kết của biên lai kiểm tra, chất lượng in và độ chính xác nội dung.

Sau khi in thử thành công, máy in POS có thể sử dụng bình thường. Bạn có thể cấu hình máy biên lai để tự động tạo và in biên lai sau khi bán hàng hoàn tất, do đó hợp lý hóa quy trình để tăng hiệu quả và tiện lợi.

Như đã đề cập trước đó, biên lai kỹ thuật số ngày càng trở nên phổ biến vì sự tiện lợi và lợi ích môi trường của nó.  

Đối với các doanh nghiệp, thu hút khách hàng thông qua các nền tảng kỹ thuật số như phương tiện truyền thông xã hội hoặc chương trình thành viên dựa trên mã QR là một cách hiệu quả để tự động cung cấp hóa đơn hóa đơn hóa đơn kỹ thuật số. Cách tiếp cận này sẽ hợp lý hóa quy trình thanh toán và tăng cường kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.  

Chọn máy in hóa đơn phù hợp và nắm vững nghệ thuật in hóa đơn là những thành phần quan trọng để hợp lý hóa các giao dịch kinh doanh. Là một nhà sản xuất ban đầu mạnh mẽ, HPRT cung cấp máy in hóa đơn nhiệt với hiệu suất cao, tỷ lệ giá cao cho các nhà phân phối và người mua số lượng lớn. Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ tùy chỉnh OEM và ODM chuyên nghiệp. Nếu cần, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết.