RFID để theo dõi tập tin và quản lý tài liệu

Với số lượng ngày càng tăng của các tài liệu được tạo ra và lưu trữ trong thế giới kinh doanh ngày nay, theo dõi tập tin hiệu quả và chính xác đã trở thành một vấn đề quan trọng. Những tài liệu này rất quan trọng và có giá trị pháp lý, tài chính hoặc lịch sử quan trọng, chẳng hạn như hợp đồng của công ty và giấy chứng nhận bằng sáng chế. Chúng có thể chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin nhận dạng cá nhân và bí mật thương mại.

Các bệnh viện, ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ và các tổ chức khác có truyền thống dựa vào lưu trữ thủ công và quét mã vạch để theo dõi và quản lý tài liệu, tốn thời gian, dễ mắc lỗi và khó mở rộng. Giờ đây, hệ thống theo dõi tệp RFID cung cấp một giải pháp mạnh mẽ cho những thách thức này, sử dụng công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến để theo dõi và quản lý tài liệu trong thời gian thực, cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.

Ưu điểm của hệ thống theo dõi tập tin RFID

Không giống như quét mã vạch đòi hỏi tầm nhìn rõ ràng, công nghệ không tiếp xúc của RFID cho phép đọc nhãn nhanh chóng, ngay cả ở những khu vực khó khăn về thị giác hoặc môi trường. Lợi thế này cũng mở rộng đến nhận dạng hàng loạt, cho phép theo dõi hiệu quả nhiều mặt hàng cùng một lúc mà không cần quét riêng lẻ.

Trong số các tùy chọn tần số RFID khác nhau, RFID tần số cực cao (UHF) tỏa sáng nhờ những ưu điểm độc đáo của nó. So với các hệ thống tần số cao hoặc thấp, UHF có một số ưu điểm sau:

1.Đọc/ghi nhanhThông tin được trao đổi nhanh chóng giữa các thẻ và đầu đọc, ví dụ: đầu đọc RFID HPRT RF2 có thể đọc tới 200 thẻ mỗi giây.

2.Phạm vi đọc dài: Định vị các mục được đánh dấu từ xa để tăng hiệu quả.

3.Lưu trữ dữ liệu lớn: Lưu trữ thêm chi tiết về từng mục trên thẻ chính nó.

So với các hệ thống và phương pháp quản lý khác, công nghệ RFID có khả năng kiểm kê tự động nhanh chóng trên quy mô lớn, định vị chính xác theo thời gian thực và quản lý thông tin hiệu quả, do đó cải thiện đáng kể hiệu quả và độ chính xác của quản lý lưu trữ.

Ai cần hệ thống theo dõi tập tin RFID?

Các môi trường giao dịch khối lượng lớn như ngân hàng, bệnh viện và các cơ quan chính phủ đã phát hiện ra rằng các hệ thống tài liệu theo dõi RFID rất hiệu quả, ngoài việc quản lý các tài liệu đã trải qua nhiều giai đoạn xử lý.

Ngoài ra, đối với các thực thể như các công ty pháp lý và các cơ quan bảo mật, tính năng bảo mật mạnh mẽ của RFID làm cho nó trở thành một công cụ không thể thiếu.

Nguyên lý hoạt động của hệ thống theo dõi tập tin RFID

Hệ thống theo dõi tệp RFID theo dõi vị trí của tài liệu bằng cách sử dụng thẻ RFID.

1. Tập tin đánh dấu

Trong giai đoạn đầu, máy in RFID được sử dụng để in hàng loạt nhãn UHF RFID và mã hóa chúng với thông tin, sau đó dán thông tin vào tài liệu lưu trữ, thường là túi hoặc hộp tập tin.

2. Liên kết các tập tin đến vị trí

Thiết bị đầu cuối RFID cầm tay sau đó quét thẻ UHF RFID trên các tệp đã sẵn sàng để lên kệ, sau đó quét thẻ vị trí kệ, liên kết tệp với vị trí lưu trữ của nó và ghi lại chúng trong hệ thống phần mềm theo dõi tệp.

3. Truy xuất tài liệu

Khi một tài liệu cụ thể cần được định vị, đầu đọc RFID có thể được sử dụng để truy vấn và xác minh chi tiết của nó, nhanh chóng cung cấp kệ và vị trí chính xác, giúp tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả.

Vì các tài liệu và tệp thường được làm từ giấy hoặc các vật liệu dễ vỡ khác, việc sử dụng công nghệ RFID có thể tránh được lượng thời gian đáng kể thường dành cho việc tìm kiếm tệp và giảm nguy cơ hư hỏng.

Ngoài việc truy xuất tệp, hệ thống theo dõi tệp RFID cũng tạo điều kiện quản lý số hóa các tác vụ như kiểm kê tệp RFID, mượn, trả lại và kiểm tra hàng tồn kho trong kho lưu trữ RFID.

Phần cứng RFID trong hệ thống theo dõi tập tin

Hệ thống theo dõi tệp RFID thường bao gồm thẻ RFID, đầu đọc RFID, máy in RFID và phần mềm theo dõi tệp RFID.

HPRT cung cấp một loạt các mảng phần cứng RFID phù hợp để thiết lập các hệ thống theo dõi tệp RFID. Đặc biệt, máy in nhãn RFID hiệu suất cao của chúng tôi rất giỏi trong việc sản xuất các nhãn mã vạch UHF RFID có kích thước khác nhau với độ chính xác lên đến 600dpi. Ngay cả trong điều kiện khắc nghiệt như độ ẩm cao, nhiệt độ cao và môi trường bụi bặm, các máy in này cung cấp đầu ra ổn định trong thời gian dài in cường độ cao.

Ngoài ra, đầu đọc RFID cầm tay HPRT RF2 được sử dụng rộng rãi sử dụng giao tiếp Bluetooth để kết nối với PDA, điện thoại di động, máy tính bảng, v.v., với khoảng cách đọc dài và tỷ lệ đọc nhóm cao. Thiết bị đầu cuối RFID này được trang bị pin lithium dung lượng lớn 5200mAh đảm bảo hiệu suất lâu dài, hỗ trợ hơn 12 giờ hoạt động quét bình thường và 2 giờ quét liên tục.

Các sản phẩm phần cứng RFID của HPRT được sử dụng rộng rãi để theo dõi tài liệu trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm bán lẻ, may mặc, kho bãi, hậu cần, chăm sóc sức khỏe, tài chính và sản xuất.

Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết về các sản phẩm phần cứng RFID của chúng tôi và các ứng dụng của họ.